Koszty w firmie jednoosobowej – jak je generować

Prowadząc firmę jednoosobową zanim zaczniemy liczyć zyski musimy również pomyśleć o wydatkach jakie poniesiemy. Jednak koszty w firmie oznaczają również, że zapłacimy mniejszy podatek dochodowy. Ważne jest również, aby do wydatków podchodzić z rozsądkiem, a ponadto pamiętać, że wszystkie nasze wydatki muszą być udokumentowane. Tak więc dokonując zakupu nie zapomnijmy poprosić o wystawienie faktury Vat, rachunku lub paragonu z NIP-em, które będą dowodem zakupu.

I choć na pozór może wydawać się, że właściwie one niewiele się różnią to w rzeczywistości nie powinniśmy używać ich zamiennie. Zasadniczo paragon fiskalny jest udokumentowaniem sprzedaży dokonanej na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, jednak pomimo zaewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej do paragonu może zostać wystawiona również faktura (w terminie do 3 miesięcy licząc od końca miesiąc, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, bądź otrzymano całość lub część zapłaty).

Natomiast od 1 stycznia 2020 roku wprowadzono ograniczenie mówiące o tym, że jeśli na paragonie nie znajduje się NIP nabywcy to do takiego paragonu sprzedawca nie może wystawić faktury. Jest to bardzo ważne, aby w momencie zakupu podać sprzedawcy NIP. Jeżeli zastanawiasz się co można kupić na firmę, aby wrzucić to w koszty zapoznaj się z poniższym tekstem.

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Koszty uzyskania przychodu są to wszystkie wydatki służące uzyskaniu przychodu z działalności gospodarczej. W przypadku, gdy dokonując jakiegoś zakupu chcemy wliczyć go w koszty naszej działalności musimy zastanowić się, co można odliczyć od podatku w firmie jednoosobowej, oraz czy dany wydatek można zaklasyfikować w danej działalności gospodarczej na przykład odzież robocza łączy się z firmą wykończeniową, a kancelaria adwokacka będzie potrzebowała sprzętu komputerowego.

Choć i firma wykończeniowa może dokonać zakupu sprzętu komputerowego, aczkolwiek musi to odpowiednio uargumentować na przykład tym, że jest on potrzebny do obsługi programów projektowych lub służy do zamawiana materiałów. Co najważniejsze to właśnie na przedsiębiorcy ciąży obowiązek wykazania przed urzędem skarbowym, że dany wydatek łączy się z prowadzoną działalnością.

Co można wliczyć w koszty firmy? 25 propozycji

1. Koszty najmu lokalu (biur, magazynów i hal produkcyjnych). W przypadku, gdy właściciel lokalu, który wynajmujemy nie prowadzi firmy to musimy koszt najmu jakoś udokumentować najlepiej umową najmu, a także potwierdzeniami przelewów czynszu. Do kosztów możemy również wliczyć wszelkie opłaty związane z najmem takich jak opłaty za media.
2. Samochód firmowy bez względu na to czy jest on kupiony za gotówkę, wzięty w leasing czy wynajem długoterminowy, a ponadto wszelkie koszty z nim związane takie jak paliwo, serwis, ubezpieczenie.
3. Zakup sprzętu na firmę w tym zakup laptopa, komputera stacjonarnego, monitora, kasy fiskalnej, drukarki, ksero, niszczarki, telefonu, tabletu, co ważne sprzęt ten bardzo szybko się zużywa więc jego wymiany możemy dokonywać bardzo często.
4. Koszty oprogramowania, bowiem obecnie praca na nielegalnym oprogramowaniu jest już nie opłacalna, a straty mogą przewyższyć koszt zakupu oryginalnego oprogramowania. Większość zawodów oprócz podstawowego pakietu MS Office posiada secjalistyczne oprogramowanie na przykład do projektowania przestrzeni.
5. Koszt usług księgowych.
6. Rachunki za telefon i Internet.
7. Meble i wyposażenie.
8. Koszty podróży służbowych.
9. Koszt szkoleń, kursów lub studiów podyplomowych.
10. Odsetki od kredytu firmowego.
11. Koszt odzieży roboczej.
12. Koszt okularów korekcyjnych.
13. Ubezpieczenie majątkowe i OC działalności.
14. Koszty reklamy i promocji w tym koszt wizytówek.
15. Koszty produktów spożywczych (kawa, herbata, cukier), higienicznych (ręcznik papierowy) i środków czystości (mydło, płyn do WC, płyn do dezynfekcji rąk) używanych przez pracowników lub klientów firmy.
16. Elementy dekoracyjne (o ile pozwala na to specyfika naszej działalności).
17. Książki i czasopisma branżowe.
18. Kursy językowe.
19. Konferencje naukowe.
20. Koszt prowadzenia strony internetowej.
21. Prezenty (dla naszych klientów w ramach podziękowania za długą i owocną współpracę).
22. Koszt klimatyzacji, rolet lub dodatkowego ogrzewania.
23. Koszt imprez integracyjnych.
24. Koszt cateringu.
25. Opłaty skarbowe.

Odliczanie kosztów uzyskania przychodu jest bardzo ważne, bowiem pomimo, że generuje dla nas wydatek to równocześnie pomniejsza podatek dochodowy. Jest to nie jako paradoks. Ważne, aby nauczyć się jak generować koszty i wcale nie oznacza to łamania lub naginania przepisów. Wystarczy tylko uważnie planować nasze wydatki oraz na bieżąco zbierać faktury VAT, paragony czy rachunki w celu udokumentowania poniesionego kosztu.

Czego nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu

Bardzo istone jest zwiększenie kosztów uzyskania przychodu, jednak musimy pamiętać, że generowanie kosztów nie powinno odbywać się za wszelką cenę, bowiem w pewnych przypadkach niektórych kosztów nie możemy zaliczyć w koszty działalności gospodarczej.

Do kosztów, których nie możemy zaliczyć w koszty działalności gospodarczej zaliczamy:

• opłata za pobyt w hotelu dla kontrahenta zaproszonego na spotkanie,
• dzieła sztuki,
• wypłata odszkodowania byłemu pracownikowi,
• mandat karny wystawiony na pracownika,
• zakup miejsca postojowego dla samochodu pracownika,
• nie związane tematycznie ze stanowiskiem szkolenia pracowników,
• świadczenia urlopowe,
• prowizje bankowe od transakcji prywatnych,
• zakup kuchenki mikrofalowej, ale nie na potrzeby działalności gospodarczej,
• używanie w firmie samochodu nie będącego środkiem trwałym,
• sankcje za naruszenie przepisów,
• składki na rzecz organizacji,
• zakup garnituru używanego w celach prywatnych bez widocznego logo firmy.

Tak więc istnieje wiele kosztów, których nie możemy zaliczyć jako kosztu prowadzenia działalności gospodarczej, dlatego tak ważna jest ich prawidłowa selekcja i dobór.