Jedną z pierwszych czynności, którą robimy tuż po założeniu działalności gospodarczej, jest uruchomienie bankowego rachunku firmowego. Czy rzeczywiście jest on niezbędny w przypadku zakładania własnej firmy? Jeśli tak, to na co warto zwrócić uwagę, otwierając konto firmowe w przypadku osób samozatrudnionych lub prowadzących 1-osobową działalność gospodarczą?
Konto firmowe w zasadzie nie różni się w jakiś szczególny sposób od tradycyjnego rachunku osobistego. Można z niego korzystać w niemal identyczny sposób, realizując przelewy czy wypłaty gotówkowe z bankomatu. Kiedyś takie konto służyło głównie do tego, by wykonywać z niego przelewy do ZUS czy Urzędu Skarbowego. Dzięki temu dana instytucja, mogła w szybki sposób zweryfikować od kogo pochodzi zlecony przelew. Obecnie każdy przedsiębiorca posiada własny numer rachunku składkowego w ZUS oraz mikro rachunek podatkowy w US. A więc czy posiadanie rachunku firmowego nadal jest obowiązkowe?
Obowiązek posiadania konta firmowego
Czy trzeba mieć konto firmowe przy działalności gospodarczej? Według obowiązujących aktualnie przepisów przedsiębiorca nie ma obowiązku posiadania odrębnego rachunku firmowego. Jest jednak zobowiązany do wykonywania niektórych transakcji w formie bezgotówkowej, a więc w formie przelewów z rachunku bankowego. Tutaj jednak nie znajdziemy konkretnego zapisu, który mówiłby o wykorzystaniu do tego celu rachunku firmowego.
Teoretycznie można więc założyć, że będąc osobą samozatrudnioną czy prowadzącą własną 1-osobową działalność gospodarczą, nie jesteśmy zobowiązani do tego, by zakładać konto firmowe. Jeśli więc otworzymy działalność i nie założymy konta firmowego w banku, nie grozi nam za to żadna kara. Banki przyzwyczaiły nas do tego, że zakładanie konta firmowego jest koniecznie, ponieważ jeszcze do niedawna niektórych transakcji firmowych nie można było wykonać za pomocą tradycyjnego konta osobistego. W ciągu ostatnich lat to się jednak zmieniło. Czy jest więc sens zakładania konta firmowego w banku?
Konto bankowe dla samozatrudnionych i firm jednoosobowych
Do istoty zakładania rachunku firmowego, warto podejść w nieco innej perspektywie. Warto zastanowić się nad tym, czy nie lepiej oddzielić transakcji firmowych od transakcji prywatnych. Weźmy pod uwagę fakt, że konto używane do prowadzenia działalności będzie nam służyło nie tylko do wysyłania przelewów do ZUS czy Urzędu Skarbowego. Na to konto, będą wpływały również przelewy od naszych kontrahentów, z tytułu płatności za wystawioną fakturę czy rachunek.
Jeśli więc na jedno konto będą trafiały przelewy od naszych klientów i przelewy prywatne, z czasem zrobi nam się na takim koncie niemały bałagan. A pamiętajmy, że Urząd Skarbowy w każdej chwili może przeprowadzić kontrolę na koncie, który służy nam do prowadzenia działalności. Jeśli poza firmowymi rozliczeniami, będą się na nim znajdować również prywatne transakcje, to z każdej z nich będziemy musieli się wytłumaczyć. Dlatego w takim przypadku zakładanie konta firmowego wydaje się jak najbardziej sensowne. Tym, bardziej że obecnie prowadzenie rachunku firmowego nie wiąże się z jakimiś dużymi kosztami. W niektórych bankach nadal możemy założyć darmowe konto dla firm, które nie będzie wiązało się z dodatkowymi opłatami miesięcznymi.
Gdzie konto dla 1-osobowej działalności gospodarczej?
Rachunek firmowy założymy niemal w każdym banku. Oczywiście w każdym z nich, oferta na prowadzenie takiego konta firmowego będzie inna. Najczęściej różnica tkwi w szczegółach, czyli w kosztach. Na co więc warto zwrócić uwagę, jeśli będziemy chcieli założyć tanie konto bankowe dla firmy jednoosobowej? Warto skoncentrować się na kilku podstawowych kwestiach, a mianowicie:
- opłacie miesięcznej za prowadzenie rachunku
- opłacie miesięcznej za kartę płatniczą dołączoną do konta
- opłacie za przelewy do ZUS i US
- opłacie za wypłaty i wpłaty gotówkowe
Jeśli poza rachunkiem firmowym, posiadamy również tradycyjne konto osobiste, to nie z wszystkich funkcjonalności konta firmowego będziemy korzystali na co dzień. Do realizacji przelewów internetowych możemy wykorzystywać równie dobrze indywidualne konto bankowe. Nawet jeśli są to płatności firmowe (abonament komórkowy czy internetowy). Nie bez znaczenia jest fakt, że tego rodzaju przelewy z rachunku osobistego są najczęściej darmowe.
Najważniejszą kwestią w takiej sytuacji, pozostaje więc opłata miesięczna za rachunek firmowy. Czy można jej uniknąć?
Uniknięcie opłat za prowadzenie konta firmowego
Duże grono banków umożliwia uruchomienie konta firmowego, które nie będzie wiązało się z koniecznością ponoszenia opłat miesięcznych za prowadzenie takiego konta. Warto jednak sprawdzić, czy darmowe prowadzenie konta firmowego nie wiąże się ze spełnieniem określonych warunków ze strony banku.
Znacznie częściej banki pobierają opłatę za kartę debetową dołączoną do konta firmowego. W wielu przypadkach można jej jednak uniknąć np. jeśli w danym miesiącu dokonamy określoną transakcję bezgotówkową z wykorzystaniem karty.
Jeśli prowadzimy działalność gospodarczą, to praktycznie co miesiąc będziemy realizować przelewy do ZUS i Urzędu Skarbowego. Na szczęście w wielu bankach, przelewy do tych instytucji są w pełni darmowe i nie musimy za nie płacić. Choć oczywiście warto to zweryfikować, zanim zdecydujemy się założyć konto firmowe w wybranym banku.
Otwierając rachunek firmowy jako osoba samozatrudniona, warto zwrócić również uwagę na ewentualne prowizje za wpłaty czy wypłaty gotówkowe. Tym bardziej, jeśli zamierzamy cyklicznie z nich korzystać. Jeśli korzystamy z bankomatu, który należy do banku, w którym założyliśmy rachunek bankowy, na ogół wpłaty czy wypłaty dokonane kartą nie wiążą się z naliczeniem prowizji ze strony banku. Jeśli jednak taką operację przeprowadzimy z wykorzystaniem bankomatu obcego banku, to może wiązać się ona z dodatkową opłatą. Możemy to jednak zweryfikować, zanim podejmiemy ostateczną decyzję o założeniu konta firmowego.
Zgłoszenie konta firmowego do CEIDG
Choć jak wspomnieliśmy już na wstępie, zakładanie konta firmowego nie jest obowiązkowe, to obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest zgłoszenie konta używanego w ramach prowadzonej działalności do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Taką informację powinniśmy wprowadzić w formularzu CEIDG-1, wypełniając punkt 28. Dane identyfikacyjne rachunku bankowego wnioskodawcy.
Tymczasowo można w tej rubryce wpisać numer konta osobistego, tym bardziej że założenie konta firmowego nie jest możliwe przed uruchomieniem działalności. Dopiero gdy założymy rachunek firmowy, będziemy mogli dokonać aktualizacji wpisu do CEIDG (można to zrobić przez internet), zastępując numer rachunku z osobistego na firmowy.
